Metodologi Pengumpulan Data Loss Event
BAB I
PENGUMPULAN DATA LOSS EVENT
A. Latar Belakang
Perjalanan bisnis perusahaan sering diwarnai dengan banyak sekali insiden terkait dengan risiko operasional dan risiko keuangan termasuk diantaranya perusahaan asuransi/penjaminan kredit (asuransi kerugian). Peningkatan masalah klaim, dilema investasi dan sengketa (dispute) aturan dengan nasabah kerap terjadi. Kasus-kasus tersebut telah menciptakan Perusahaan Asuransi/Penjaminan mengalami kerugian secara finansial dan non finansial.
Database insiden kerugian (loss event database) merupakan data kerugian, yang pernah dialami perusahaan, dicatat secara sistematis dengan pembagian terstruktur mengenai tertentu.Pencatatan data tersebut sanggup menjadi data statistik yang selanjutnya dipakai sebagai dasar untuk memilih estimasi risiko empiris, sebagai penghubung antara pengalaman kerugian, dengan keputusan pengendalian risiko operasional dan risiko lainnya, dan sebagai alat validasi input dan output dari sistem pengukuran modal untuk menutup risiko perusahaan. Sumber data internal yang dijadikan pola dalam memperoleh loss event dapat berasal dari hasil audit intern maupun ekstern, hasil identifikasi risiko maupun sumber-sumber lainnya.
Data kerugian yang dimiliki perusahaan harus komprehensif dimana data tersebut menjangkau seluruh kegiatan dan eksposur yang material dari seluruh unit kerja. Unit Manajemen Risiko menetapkan kriteria spesifik untuk memutuskan data kerugian yang timbul dari suatu kejadian, atau suatu kegiatan yang melibatkan banyak sekali lini bisnis. Kriteria dimaksud termasuk memutuskan batasan tingkat materialitas kerugian yang dianggap layak untuk dicatat secara internal. Batasan ini bisa berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain, ataupun pada lini bisnis yang berbeda dalam satu industri yang sama, namun batasan tersebut secara garis besar harus konsisten dengan yang dipakai oleh perusahaan lain yang sama bisnisnya.
Data Loss Event merupakan salah satu perangkat penerapan Manajemen Risiko. Perangkat administrasi risiko lainnya yaitu sebagai berikut:
1.RISK CONTROL AND SELF ASSESSMENT (RCSA)
adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi risiko, pengukuran dan mitigasi risiko yang melibatkan seluruh komponen perusahaan dengan menggunakan fasilitator.
2. KEY RISK INDICATOR (KRI)
Suatu KRI menyediakan informasi indikator terdepan mengenai risiko genting/darurat. KRI merupakan suatu matriks yang digunakan oleh organisasi/perusahaan untuk menyediakan suatu signal dini dari peningkatan eksposure risiko di area perusahaan yang bervariasi. Pada kondisi tertentu, KRI dapat mempresentasikan rasio-rasio kunci yang mengelola seluruh track organisasi sebagai indikator dari risiko dan potential opportunities yang memberikan signal yang membutuhkan tindakan yang perlu diambil.
Database Kejadian Kerugian eksternal
Pembelajaran juga sanggup dilakukan dengan mengumpulkan data yang terjadi di perusahaan lain yang sejenis atau satu industr, atau disebut dengan data eksternal. Cara ini lebih murah alasannya yaitu perusahaan tidak perlu mengalami sendiri kerugian tersebut. Perusahaan asuransi kerugian pada umumnya mempunyai eksposur yang jarang terjadi, namun berpotensi menimbulkan kerugian yang sangat besar.
Data eksternal dimaksud sanggup berupa data publik atau data kelompok industri yang relevan. Sumber data eksternal sanggup diperoleh melalui data publik ibarat gosip surat kabar. Recovery atas kerugian sanggup bersumber dari data klaim asuransi lain, dilema investasi, ganti rugi atau penjualan asset yang bersumber dari pihak selain Perusahaan Asuransi/Penjaminan, atau sumber-sumber lainnya. Tapi cara yang paling efektif yaitu dengan upaya biar semua perusahaan dalam suatu industri secara kolektif mengirimkan pengalaman kerugian operasional masing-masing dalam satu wadah terorganisir, untuk sanggup dipakai bersama dalam upaya menanggulangi kerugian akhir risiko operasional dan risiko keuangan.
Beberapa contoh konten data kerugian yang diharapkan antara lain: informasi yang meliputi nama unit kerja, nama event risiko, uraian singkat event, jenis risiko, nama produk/jasa/aktivitas, pihak yang terlibat, estimasi kerugian eksklusif dan tidak langsung, penyebab event, tanggal kejadian, sumber informasi, tindakan korektif manajemen, tanggal pelaksanaan tindakan korektif, jumlah dan jenis recovery yang diperoleh, atau yang diperkirakan akan diperoleh. Cakupan hasil penilaian minimal mencakup: Mengapa kegagalan terjadi. Apa yang salah, pengendalian apa yang sudah ada, dan mengapa gagal, bagaimana biar insiden tersebut sanggup dihindari dikemudian hari, langkah yang harus dilakukan untuk mengurangi dampak.
Sebagai suatu entitas Perusahaan Asuransi/Penjaminanjuga tidak terlepas dari peritistiwa kerugian ibarat yang diuraikan diatas dan biar insiden kerugian tersebut tidak terulang kembali yang sanggup menghambat pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan perlu melaksanakan pengumpulan data Loss event. Berawal pada kesadaran akan pentingnya Loss Event Database (LED) sebagai salah satu alat administrasi risiko untuk mengurangi tingkat risiko dan pada kesannya akan meningkatkan nilai stakeholder, kegiatan Pengumpulan Data Loss Event di Perusahaan Asuransi/Penjaminan harus dilaksanakan.
Kegiatan pengumpulan LED ini dilakukan dengan mencatat seluruh insiden kerugian yang pernah terjadi di seluruh unit kerja di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. Pelaksanaan Pengumpulan LED ini merupakan langkah awal menuju terciptanya budaya sadar dan peduli risiko di perusahaan.
B. Maksud dan Tujuan
Pengumpulan LED ini merupakan salah satu kegiatan Manajemen Risiko Korporat. Maksud dilaksanakannya Pengumpulan LED ini yaitu Mencatat dan mengelola data kejadian/insiden kerugian (Loss Event) yang telah terjadi dalam financial dan non financial atau dengan kata lain operasional dan non operasional perusahaan. Tujuan pencatatan data loss event yaitu dasar untuk asumsi risiko empiris, sebagai alat untuk memvalidasi input dan output dari sistem pengukuran risiko korporat, atau sebagai penghubung antara pengalaman kerugian dengan administrasi risiko serta keputusan pengendalian biar insiden kerugian tersebut tidak terulang kembali. Dalam melaksanakan asumsi risiko empiris tersebut, perusahaan dapat pula memakai data eksternal guna melangkapi data internal perusahaan yang telah diorganisasikan.
C. Ruang Lingkup Pengumpulan LED
Ruang lingkup pengumpulan LED di suatu perusahaan asuransi/penjaminan (asuransi kerugian) contohnya terdiri dari:
I. Materi LED yang dikumpulkan mencakup:
a. Loss event dari bidang operasional ( mulai akseptasi, masalah klaim dan penagihan recovery)
b. Loss event dari bidang Investasi
c. Loss event dari bidang umum (antara lain ihwal asset perusahaan dan pengadaan barang/jasa)
II. Obyek LED yang akan dikumpulkan data loss evennya, mencakup:
a. Kantor Cabang
b. Kantor Pusat (unit kerja supporting ibarat Divisi Keuangan & Akuntansi, Divisi Suretyship, Divisi Askred, Divisi Penjaminan KUR, SPI dan Divisi SDM)
Data LED yang akan dikumpulkan dari Obyek LED yaitu minimal data 3 tahun terakhir dari tahun 2013 atau tergantung kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan data loss event. Apabila ada data LED yang urgent dan menawarkan dampak kerugian finansial relatif besar yang berada lebih dari 3 tahun terakhir, maka data tersebut perlu dicatat dan diolah oleh Obyek LED.
Disamping pengumpulan LED berasal dari unit kerja operasional, sumber utama yang dijadikan pola dalam memperoleh data loss event yaitu hasil audit intern maupun ekstern, hasil identifikasi risiko maupun sumber-sumber lainnya.
Pekerjaan lapangan yang dilakukan oleh Fasilitator LED yang dilakukan oleh unit Manajemen Risiko. Lingkup pelaksanaan Pengumpulan LED meliputi pemahaman ihwal bisnis perusahaan, pemahaman loss event, pengolahan & kompilasi data dan pelaporan data. Dalam pengumpulan LED ada tiga kegiatan yaitu Perencanaan, Pelaksanaan dan Pelaporan.
D. Konsep yang Digunakan
Dalam pelaksanaan pengumpulan LED perlu dibentuk konsep dan definisi yang bekerjasama dengan LED biar terdapat persamaan persepsi yang sanggup mengurangi bias atau error data loss event pada ketika pelaksanaan pengumpulan data.
Peristiwa yang dikategorikan sebagai kerugian (loss) yaitu insiden yang masuk kategori down sides risks yaitu insiden yang telah menawarkan dampak kerugian baik secara financial maupun non financial. Peristiwa yang mengandung unsur opportunity of income/loss seperti piutang perjuangan tak tertagih dan kerugian suku bunga alasannya yaitu kebijakan investasi “sweetener” tidak termasuk dalam kategori loss event. Namun dibeberapa perusahaan yang mempunyai kemampuan pengumpulan data loss event yang cukup besar data near misses atau yang masuk kategori up sides risks tercakup dalam loss event. Dengan demikian, semua ruang lingkup data loss event tergantung pada tujuan dan kemampuan perusahaan.
Upaya pencegahan potensi kerugian dengan LED memerlukan pencatatan data kerugian internal, artinya kerugian tergolong risiko operasional dan keuangan yang terjadi pada perusahaan. Pencatatan ini dilakukan sebagai materi pembelajaran biar kerugian yang sudah terjadi tidak terulang, dan sebagai dasar memutuskan tindakan mitigasi risiko.
Kejadian kerugian yaitu suatu insiden yang memicu terjadinya kerugian. Suatu insiden kerugian harus sanggup didefinisikan dengan jelas, dan harus sanggup dipastikan bahwa insiden tersebut sudah teridentifikasi dan sudah dilakukan planning tindak lanjut yang diperlukan. Contoh insiden kerugian yang ada dalam perusahaan asuransi kerugian atau penjaminan kredit antara lain yaitu dilema fraud (misal pencurian, penyalahgunaan asset dan penipuan), kebakaran, klaim, recovery yang tidak sanggup ditagih, investasi yang rugi/hilang, pengadaan barang/jasa yang merugikan, kehilangan/kerusakan asset perusahaan (misal gedung dan kendaraan) dan kehilangan arsip/dokumen penting.
Pengumpulan data loss event internal yang berasal dari operasional merupakan prasyarat penting untuk pengembangan dan berfungsinya sistem pengukuran risiko operasional yang dipercaya.
E. Langkah Kerja
Langkah kerja yang dilakukan dalam rangka Pengumpulan LED di perusahaan (missal perusahaan asuransi kerugian) , yaitu sebagai berikut:
1. Sosialisasi Pengumpulan LED
Untuk menawarkan pemahaman kepada Obyek LED mengenai konsep LED dan metodologi pengumpulan LED, maka Tim Fasilitator Pengumpulan LED Perusahaan Asuransi/Penjaminanmelakukan langkah berikut:
a. Penyusunan pedoman pengumpulan LED dan form isian pengumpulan LED
b. Pemaparan metodologi pelaksanaan pengumpulan LED ke seluruh unit kerja yang menjadi obyek LED
c. Melakukan verifikasi data loss event yang berasal dari Obyek LED dengan dilengkapi fakta dan bukti yang sanggup dipertanggungjawabkan
d. Diskusi untuk menyamakan persepsi ihwal langkah kerja yang akan dilakukan oleh anggota Tim Fasilitator LED
Tim Fasilitator LED berasal dari unit Manajemen Risiko.
2. Pelaksanaan Pengumpulan LED
Setelah pedoman dan form isian LED disusun, maka langkah selanjutnya mengirim form isian LED ke seluruh obyek pengumpulan LED biar diisi secara benar dan akurat data LED tersebut oleh Obyek LED yang bersangkutan. Untuk memastikan data LED benar maka dilakukan proses editing (pemeriksaan kebenaran data) dan verifikasi/klarifikasi oleh fasilitator LED dengan melaksanakan kunjungan eksklusif ke obyek LED. Kemudian, sesudah LED clean dari kesalahan/error dan didukung dengan fakta/bukti otentik maka form isian LED dibentuk 2 (dua) rangkap yang satu rangkap dikirim ke Bagian APRN-Divisi PAMR dan rangkap lainnya disimpan oleh Obyek LED bersangkutan. Data isian LED tersebut diolah dan kompilasi untuk sanggup menjadi materi pelaporan LED.
3. Pelaporan LED
Data LED yang sudah dikumpulkan dari seluruh obyek LED, diolah dan dibuatkan tabulasi untuk keperluan pelaporan LED ke Manajemen.
F. Tugas dan Kewajiban Obyek LED
1. Memahami konsep dan metodologi pengumpulan data Loss Event dengan baik
2. Mengisi isian Form LED yang sudah disediakan dengan data dan informasi yang benar dan sanggup dipertanggungjawabkan sesuai dengan fakta dan dokumen yang valid dan sanggup dipertanggungjawabkan
3. Melakukan verifikasi/klarifikasi dengan Tim Fasilitator LED dan menandatangani Form LED yang sudah diisi dengan data dan informasi yang benar
4. Membuat/menyalin form LED menjadi 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama untuk dikirim ke Bagian APRN-Divisi PAMR dan Rangkap yang lainnya didokumentasikan dengan baik oleh masing-masing Obyek LED. Kirim hardcopy dan softcopy dokumen Form LED yang sudah diisi benar oleh Obyek LED ke unit MR.
5. Menggunakan insiden kerugian dimasing-masing Obyek LED sebagai acuan risiko biar tidak mengulangi insiden kerugian tersebut untuk kedua kalinya.
G. Perkiraan Kendala Pengumpulan LED
Beberapa hambatan yang diperkirakan akan dihadapi oleh Tim Fasilitator LED Perusahaan Asuransi/Penjaminandalam antara lain sebagai berikut:
- Kualitas SDM di unit kerja/Risk Owner yang memahami pengumpulan LED masih relatif kurang memadai. Kualitas SDM ini sangat memilih kualitas hasil LED. Walaupun sudah diberikan sosialisasi pengumpulan LED di seluruh Obyek LED di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang, perbedaan persepsi dalam pengumpulan LED diperkirakan masih terjadi.
- Keterbatasan waktu dan Tenaga yang terlibat dalam kegiatan Pengumpulan LED yang terbatas.
BAB III
METODOLOGI PENGUMPULAN LED
A. Jadual Pelaksanaan LED
Pengumpulan LED di seluruh Obyek LED di Kantor Pusat dan Kantor Cabang serta pengolahan datanya dilakukan pada periode tertentu dan biasanya memakan waktu sekitar 5 – 7 bulai.
Kunjungan Fasilitator LED ke unit kerja yang menjadi sasaran pelaksanaan pengumpulan LED dimaksudkan untuk membantu Obyek LED (OLED) di kantor sentra dan kantor cabang untuk melaksanakan Pengumpulan LED secara berdikari (Self loss event Collecting) ihwal kejadian-kejadian kerugia (loss event) yang sudah terjadi dan dihadapi oleh Obyek LED selama periode 5 (lima tahun) terakhir. Tim fasilitator LED dalam menggali data loss event memakai antara lain metode diskusi dan wawancara eksklusif dengan Obyek LED. Berkenaan dengan hal tersebut, maka perlu kunjungan Tim Fasilitator dari unit Manajemen Risiko ke kantor cabang dan Kantor Pusat.
Kunjungan eksklusif ke Obyek LED sanggup juga dilakukan dengan menyelenggarakan verifikasi/klarifikasi LED di kantor cabang dengan mengundang beberapa pimpinan kantor cabang menurut wilayah/Pulau atau kunjungan ke masing-masing kantor cabang sesuai dengan kebutuhan pengumpulan dan penjelasan data Loss Event.
B. Proses Pengumpulan LED
Kegiatan Pengumpulan LED sanggup terdiri dari 3(tiga) kelompok kegiatan yaitu kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan Pengumpulan LED ibarat pada sketsa di bawah ini.
Tahap kegiatan pengumpulan data LED ibarat gambar di atas yaitu sebagai berikut:
Tahap Perencanaan:
1. Penyusunan pedoman pengumpulan data Loss Event (LED). Penyusunan pedoman LED dilakukan oleh unit Manajemen Risiko (MR).
2. Menyusun Formulir LED yang akan dipakai untuk mengumpulkan data. Formulir Led disusun oleh unit Manajemen Risiko.
3. Membentuk Tim Fasilitator yang anggota berasal dari unit Manajemen Risiko. Tim fasilitator ini bertugas untuk melaksanakan sosialisasi dan verifikasi/klarifikasi data LED yang diisi oleh Obyek LED.
4. Menyusun planning kunjungan verifikasi ke unit kerja Obyek LED untuk sosialisasi dan verifikasi/klarifikasi data LED yang telah diisi oleh masing-masing Obyek LED.
Tahap Pelaksanaan
1. Setelah formulir LED dikirim ke seluruh Obyek LED, maka Obyek LED mengisi formulir tersebut dengan benar dan sanggup dipertanggungjawabkan sesuai dengan Pedoman.
2. Dilakukan verifikasi/klarifikasi data LED yang sudah diisi Obyek LED oleh Tim Fasilitator LED dengan cara pembahasan secara eksklusif dengan Obyek LED. Setelah LED dianggap clean dan benar maka form LED tersebut ditandatangani oleh Risk Owner/Kantor Cabang
3. Setelah isian formulir LED dinyatakan benar dan ditandatangani oleh Pejabat Obyek LED yang bertanggung jawab maka hardcopy dan softcopy dokumen tersebut dikirim ke unit Manajemen Risiko.
4. Data isian formulir LED yang dikirimkan oleh Obyek LED diolah dan dikompilasi oleh unit Manajemen Risiko.
Tahap Pelaporan
1. Menyiapkan konsep Laporan LED. Penyiapan konsep Laporan LED disusun oleh unit Manajemen Risiko biar sesuai dengan kebutuhan pelaporan LED Manajemen
2. Evaluasi Laporan LED. Proses tabulasi laporan LED dilakukan penilaian biar sesuai dengan kebutuhan pelaporan LED perusahaan
3. Finalisasi Laporan LED. Draft laporan LED difinalisasi dengan Direksi dalam Rapat Pembahasan/Workshop. Selanjutnya mendistribusikan Laporan LED tersebut kepada Direksi/Manajemen.
C. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang dipakai pada ketika Pengumpulan LED yaitu Formulir LED yang terdiri varibel-varibel yang sanggup menggambarkan data loss event yang berasal dari bidang operasional dan non operasional yang menjadi sasaran pengumpulan LED. 1 (satu) dokumen Form LED dipakai untuk mengisi 1 insiden kerugian. Formulir isian LED terlampir pada buku Pedoman ini.
D. Area of Improvement
Berdasarkan hasil Pengumpulan LED, terdapat area of improvement yang perlu dipertimbangkan administrasi untuk mewujudkan implementasi administrasi risiko di Perusahaan Asuransi/Penjaminanyaitu perlunya perusahaan secara eksplisit memutuskan sasaran perbaikan eksposure dari insiden kerugian (loss event) biar hal tersebut tidak terjadi kembali, sehingga pengendalian risiko sanggup berhasil secara optimal.
BAB IV
TATA CARA PENGISIAN FORM LED
Berdasarkan ruang lingkup pengumpulan LED yaitu pada bidang Operasional, Investasi dan Umum (termasuk pengadaan barang dan jasa), maka Form LED disusun untuk mencatat data kerugian pada bidang-bidang tersebut.
Tim Fasilitator Pengumpulan LED dan Obyek LED dapat memakai atau menggabungkan beberapa teknik pengumpulan data LED. Beberapa teknik yang dipakai dalam kegiatan pengumpulan LED yaitu sebagai berikut:
a. Pengumpulan dan Reviu Dokumen
b. Curah Pendapat (Brainstorming)
c. Workshop yang Difasilitasi
d. Wawancara
e. Survei/ observasi
Variabel/ Field Data yang dikumpulkan (kasus perusahaan asuransi kerugian)
Variabel yang dicakup dalam isian data untuk mencatat LED meliputi antara lain; bidang operasional untuk produk suretyship, dan Askred; bidang investasi dan bidang umum. Variabel Daftar pertanyaan pada Form yang yaitu sebagai berikut:
1. Nomor
2. Peristiwa kerugian (nama kerugian)
3. Sebab kerugian
4. Tanggal dan lokasi terjadinya kerugian
5. Mitra usaha/Principal/Obligee/Kustodian/Vendor yang terlibat dalam kerugian
6. Dampak keuangan (Rp)
7. Dampak non keuangan
8. Tindakan korektif yang sudah dilakukan untuk menuntaskan kerugian tersebut
9. Keterangan
Selain variable isian LED, isian data LED harus ditandatangani oleh verifikator Tim Fasilitator dan Kepala Kantor (AMD) kantor Cabang/Kepala Divisi (Division Head)
Tata Cara Pengisian Form LED
Untuk mengisi isian-isian yang ada dalam Form-1 biar mempunyai persamaan persepsi yaitu sebagai berikut:
Variabel Daftar pertanyaan pada Form yang yaitu sebagai berikut:
1. Nomor. Isikan kolom nomor secara berurutan. Cukup jelas.
2. Peristiwa kerugian (nama kerugian). Isikan kolom ini dengan peritistiwa kerugian atau nama kerugian. Contoh-contoh insiden kerugian: kerusakan dan kebakaran gedung kantor, kehilangan kendaraan beroda empat operasional, pencurian uang kas, penggelapan premi, klaim dari penutupan seluruh produk, agunan (collateral) fiktif, kerugian investasi, kerusakan/kehilangan hardware IT, kesalahan proses pengadaan barang/jasa,
3. Sebab kerugian
4. Tanggal dan lokasi terjadinya kerugian
5. Mitra usaha/Principal/Obligee/Kustodian/Vendor yang terlibat dalam kerugian
6. Dampak keuangan (Rp)
7. Dampak non keuangan
8. Tindakan korektif yang sudah dilakukan untuk menuntaskan kerugian tersebut
9. Keterangan
BAB
V
PELAPORAN
Pelaporan hasil Pengumpulan LED merupakan kegiatan terakhir dari Pengumpulan LED setelah kegiatan pengolahan dan kompilasi LED dilakukan. Pelaporan merupakan pertanggungjawaban hasil kegiatan Pengumpulan LED yang dilakukan oleh unit Manajemen Risiko kepada Manajemen perusahaan yang diwujudkan dalam bentuk Laporan Hasil Pengumpulan LED.
Kegiatan pelaporan dilakukan mulai dari penyiapan laporan, termasuk kegiatan reviu laporan, pengendali mutu/pembantu penanggung jawab dan penandatanganan laporan oleh penanggung jawab Pengumpulan LED sampai dengan pendistribusian laporan hasil Pengumpulan LED kepada perusahaan.
Uraian lebih rinci mengenai proses dan tatacara penyusunan Laporan Hasil pengumpulan LED sanggup dilihat pada buku Pelaporan Hasil Pengumpulan LED. Pelaporan hasil Pengumpulan LED merupakan kegiatan terakhir dari Pengumpulan LED setelah kegiatan pelaksanaan Pengumpulan LED dan pengolahan datanya dilakukan.