Rekonsiliasi Data Hak Subrogasi
Pendahuluan
Latar Belakang
Pertumbuhan keuntungan (laba) perusahaan asuransi/penjaminan kredit tidak hanya tergantung pada pertumbuhan premi belaka, namun juga harus didukung dengan pertumbuhan pendapatan lainnya menyerupai hasil investasi dan pendapatan recoveries. Potensi pendapatan recoveries suatu perusahaan asuransi/penjaminan kredit diperkirakan relatif besar dan tersebar luas di seluruh kantor cabang dan kawan perjuangan di Indonesia. Biasanya potensi pendapatan recoveries ini belum dikelola secara optimal sehingga pencapaian recoveries setiap tahunnya kurang menunjukkan bantuan yang besar terhadap total pendapatan perusahaan.
Pertumbuhan hak subrogasi setiap tahunnya ekuivalen dengan pertumbuhan nilai klaim yang telah dibayar oleh perusahaan asuransi/penjaminan kredit kepada kawan perjuangan untuk seluruh produk. Pertumbuhan hak subrogasi yang relative cepat ini harus diikuti dengan pertumbuhan perolehan pendapatan recoveries untuk mengurangi kerugian perusahaan dalam menghadapi risiko bisnis.
Berbagai cara sanggup dilakukan untuk meningkatkan perolehan pendapatan recoveries dari nilai hak subrogasi seperti memakai jasa Pihak Ketiga (Jamdatun/Asdatun/Kajati, Pengacara dan Deb Collector) dan melaksanakan penagihan secara eksklusif atau sanggup bangkit diatas kaki sendiri dengan memakai administrasi penagihan subrogasi/recoveries (Collecting Management).
Untuk mempermudah melaksanakan penagihan recoveries secara sanggup bangkit diatas kaki sendiri dilakukan rekonsiliasi data Saldo Hak Subrogasi (SHS) dengan data hak subrogasi dari kawan usaha. Agar Penyaluran rekonsiliasi data SHS sanggup berjalan baik dengan hasil yang optimal, perlu disusun suatu pemikiran Penyaluran kegiatan rekonsiliasi data SHS dan mensosialisasikannya kepada petugas rekonsiliasi.
Tujuan
Tujuan penyusunan Pedoman Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS Penjaminan KREDIT yaitu sebagai berikut:
1. Memberikan panduan tahapan Penyaluran rekonsiliasi data SHS dengan Bank Penyalur KREDIT yang sudah mendapatkan pembayaran klaim KREDIT.
2. Menyamakan persepsi ihwal kegiatan Rekonsiliasi data SHS biar optimal dan standar serta gampang dipahami oleh petugas Rekonsiliasi
Sementara itu, kegiatan Rekonsiliasi Data SHS suatu produk asuransi/Penjaminan kredit bertujuan antara lain untuk:
1. Menyamakan atau mengurangi perbedaan data SHS per debitur yang dimiliki perusahaan asuransi/penjaminan kredit dengan data Subrogasi per debitur yang tercatat di Bank Peneriman Jaminan
2. Melakukan identifikasi setoran/angsuran debitur akseptor KREDIT yang dianggap sebagai recoveries untuk Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit dan Bank Penyalur KREDIT terkait sesuai komposisi pembagian recoveries yang diatur dalam PKS Penjaminan KREDIT dengan Bank Penyalur KREDIT bersangkutan
3. Melakukan pengecekan data kerugian yang dialami oleh Bank Penyalur per debitur dengan nilai klaim per debitur yang telah dibayar oleh Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit.
4. Memperoleh data Setoran debitur dari Daftar R/C (Rekening Koran) yang dianggap sebagai recoveries Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit sebagai dasar pelimpahan recoveries oleh Bank Penyalur KREDIT yang bersangkutan dan penagihan recoveries.
Cakupan Rekonsiliasi Data SHS
Cakupan kegiatan rekonsiliasi data SHS Penjaminan KREDIT yaitu :
1. Rekonsiliasi data SHS untuk produk Penjaminan KREDIT
2. Daftar Debitur yang telah melaksanakan penyetoran recovery kepada Bank Penyalur KREDIT yang telah mendapatkan pembayaran klaim
3. Bank akseptor jaminan klaim KREDIT yang berada di wilayah kerja Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit
4. Rekonsiliasi data SHS diadakan setiap sekali dalam setahun
Konsep dan Definisi
a. Subrogasi yaitu hak yang timbul akhir Penjamin telah menunjukkan penggantian sejumlah uang kepada Penerima Jaminan (Obligeel) alasannya yaitu Terjamin (Principal) tidak sanggup menuntaskan kewajibannya kepada Penerima Jaminan (Obligee), yang besarnya sama dengan ganti rugi/klaim yang dibayar oleh Penjamin. Atau dengan kata lain : pengalihan hak tagihan yang semula dimiliki oleh Penerima Jaminan (Obligee) kepada Penjamin sebagai konsekuensi pembayaran klaim.
b. Prinsip Indemnity adalah sebagai kompensasi keuangan yang niscaya dan cukup untuk mengembalikan posisi keuangan Tertanggung setelah insiden kerugian, sama dengan posisi keuangan sesaat sebelum terjadinya insiden kerugian tersebut. Hal yang fundamental yaitu bahwa Penjamin/Penanggung berhak atas indemnity tapi dihentikan lebih dari besarnya klaim yang dibayarkan. Subrogasi membolehkan Penjamin/Penanggung menggantikan kedudukan Penerima Jaminan/Tertanggung dalam memperoleh keuntungan atas adanya insiden yang dijaminkan.
c. Rekonsiliasi yaitu penetapan pos-pos yang dibutuhkan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yang mempunyai kekerabatan satu dengan yang lainnya. Dari pengertian tersebut sanggup diartikan bahwa rekonsiliasi merupakan kegiatan untuk memulihkan kekerabatan kedua belah pihak dalam menuntaskan perbedaan data yang disampaikan Bank kepada pihak Perusahaan Penjaminan/Asuransi Kredit. Rekonsiliasi data SHS ini secara harfiah yaitu penetapan pos-pos yang dibutuhkan untuk mencocokkan data SHS dan setoran recoveries per debitur dari Daftar R/C Bank untuk masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yang mempunyai kekerabatan satu dengan yang lainnya.
Tahapan Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS
Secara lengkap, tata cara kegiatan rekonsiliasi data SHS sanggup dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Langkah pertama yaitu mengirim Surat Konfirmasi data SHS yang berisi lampiran ihwal Laporan Mutasi Data SHS per debitur kepada Bank Penyalur KREDIT yang menjadi sasaran kegiatan rekonsilisiasi. Dalam Surat tersebut, Bank sasaran kegiatan rekonsiliasi diinformasikan ihwal posisi terakhir data SHS dan nilai klaim yang telah di bayar per debitur. Setelah dikonfirmasi Bank yang bersangkutan telah mendapatkan Surat Konfirmasi Data SHS dari Askrindo, maka Bank tersebut diminta untuk menyediakan Daftar R/C per debitur sesuai dengan daftar debitur yang tercantum pada lampiran Surat Konfirmasi data SHS tersebut.
2. Kirim Surat melaui Faximili atau Pos ihwal rencana kunjungan ke Bank bersangkutan untuk melaksanakan kegiatan rekonsiliasi yang sebelumnya telah dilakukan komunikasi secara informal untuk memastikan kesiapan Bank yang bersangkutan. Setelah memperoleh Daftar R/C per debitur dari Bank, maka dilakukan rekonsiliasi data SHS menyerupai pada langkah-langkah point 3 di bawah ini dan seterusnya.
3. Dari tabel mutasi saldo hak subrogasi per debitur, pada kolom tanggal dokumen Surat Tagih Ganti Rugi (STGR), tanggal STGR tersebut merupakan titik awal identifikasi adanya setoran dari debitur yang sudah dibayar klaim yang dianggap sebagai recoveries. Tanggal STGR ini menjadi contoh untuk melaksanakan rekonsiliasi data SHS, data setoran recoveries yang merupakan hak perusahaan asuransi kredit dan Bank Penyalur KREDIT mulai diambil dari data transaksi setelah tanggal yang tertera pada tanggal STGR.
4. Langkah berikutnya yaitu melihat nama debitur pada table mutasi data SHS yang sudah dibayar klaimnnya. Nama debitur pada table mutasi SHS harus sama dengan nama debitur pada daftar R/C per debitur yang diberikan oleh Bank Penyalur KREDIT. Contoh nama debitur di SHS yaitu “Ade Putra Agung” maka di daftar R/C dari bank namanya juga harus sama “ Ade Putra Agung. Jika di tabel mutasi data SHS ada nomor rekening debitur maka harus sama dengan nomor rekening debitur pada daftar R/C.
5. Setelah itu lakukan identifikasi transaksi setoran recoveries dari debitur pada daftar R/C di kolom tanggal transaksi dimulai dengan tanggal transaksi setelah tanggal STGR pada table mutasi SHS.
6. Jika sudah diperoleh ada transaksi setoran recoveries setelah tanggal STGR, maka data transaksi setoran debitur yang diambil yaitu data pada daftar R/C kolom Kredit yang mempunyai User Id pada kolom User Id. Harap diperhatikan pada kolom Baki Debet, apabila nominal yang terakhir pada R/C yaitu .00, maka debitur tersebut sudah lunas atau debitur tersebut sudah membayar lunas kewajibannya.
Pada contoh gambar di atas terlihat nominal pada kolom Baki Debet terakhir sudah berangka .00, namun ada setoran recoveries dari debitur yang sudah lunas, maka data nilai transaksi setoran recoveriesnya yang di ambil berada pada kolom kredit yang mempunyai User Id ( misal dengan user Id 7199051). Cara perhitungan setoran recoveriesnya adalah data transaksi setoran dengan nilai nominal yang diambil yaitu Rp. 450.000,00 + Rp. 1.522.500,00 = Rp. 1.672.500,00. (untuk pencatatan sementara sanggup dilakukan pada kertas R/C dan kertas laporan data SHS dengan menuliskan total nominal setoran recoveries yang diambil).
7. Setelah selesai identifikasi setoran recoveries per debitur di daftar R/C sesuai dengan daftar debitur laporan mutasi data SHS, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan rekapitulasi transaksi setoran recoveries seluruh debitur dalam bentuk laporan hasil rekonsiliasi data SHS. Data yang akan direkapitulasi yaitu data debitur yang melaksanakan setoran recoveries, sedangkan debitur yang tidak menyetor tidak direkapitulasi dan dilaporkan.
Laporan Hasil Rekonsiliasi
Laporan hasil rekonsiliasi dibentuk setelah dilakukan rekapitulasi data dari hasil pengolahan data SHS dan setoran recoveries seluruh debitur pada daftar R/C yang akan diserahkan kepada Bank terkait untuk diketahui dan disetujui pelimpahan recoveries yang merupakan hak subrogasi perusahaan asuransi kredit. Data rekapitulasi berupa lampiran data SHS dari hasil rekonsiliasi disusun dari data debitur yang teridentifikasi ada setoran recoveries dan dapat dibentuk dengan memakai media program Excel dan disusun secara berjenjang mulai dari Kantor Cabang hingga pada unit/KCP sesuai dengan struktur organisasi perusahaan Bank bersangkutan
Buat 3 (tiga) rangkap dari Lampiran tersebut dengan distribusi sebagai berikut:
1. 1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan setingkat Kantor Cabang.
2. 1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan untuk jenjang di bawahnya
3. 1 (satu) rangkap untuk perusahaan asuransi kredit.
Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Data SHS
Setelah menciptakan Lampiran data SHS dari hasil pengolahan data SHS, langkah berikutnya adalah membuat Berita Acara yang berisi hasil rekonsiliasi data SHS secara umum yang harus diketahui oleh Pihak Bank untuk ditindaklanjuti lebih lanjut. Berita Acara ini berguna untuk mempersamakan persepsi dan sudut pandang atas hasil rekonsiliasi khususnya hak subrogasi perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang belum di limpahkan oleh Pihak Bank. Berita Acara ini dibentuk 3 (tiga) rangkap dan salah satu rangkap Berita Acara diserahkan ke Bank dengan dilampirkan Lampiran data SHS hasil rekonsiliasi. Format atau isian bahasa yang digunakan dalam Berita Acara sanggup diubahsuaikan dengan tujuan dan hasil rekonsiliasi data SHS yang ada.
Laporan Monitoring Hasil Rekonsiliasi Data SHS
Untuk kebutuhan pelaporan hasil rekonsiliasi data SHS ke Manajemen dan kebutuhan lainnya, dibutuhkan bentuk tabulasi laporan rekonsiliasi data SHS. Sistem monitoring dan penilaian hasil rekonsiliasi data SHS merupakan salah satu kunci keberhasilan kegiatan penagihan recoveries pada kawan perjuangan yang harus didukung dengan kualitas data SHS.
Tindak Lanjut Hasil Rekonsiliasi
Hasil Rekonsiliasi data SHS harus ditindaklanjuti dengan melaksanakan beberapa kegiatan yaitu: 1. Melakukan penagihan hak subrogasi kepada Bank yang bersangkutan secara kontinu
2. Melakukan pencacatan akuntasi atas pelimpahan recoveries yang dilakukan Bank
3. Melakukan up dating data SHS ketika mendapatkan pelimpahan recoveries dari Bank
4. Melakukan komunikasi dan penagihan recoveries secara terus menerus kepada Bank bersangkutan hingga data SHS-nya tidak ada atau Nol (lunas).
5. Melakukan rencana rekonsiliasi data SHS setiap tahunnya terhadap Bank Penyalur KREDIT yang telah mendapatkan pembayaran klaim.
Sistem Monitoring dan Evaluasi Penagihan Recoveries
Efektifitas dan efisiensi penagihan recoveries yang memakai data hasil rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan kualitas kegiatan monitoring dan penilaian penagihan recoveries kepada Bank. Untuk melaksanakan monitoring dan penilaian penagihan recoveries dibentuk suatu sistem monitoring dan penilaian dengan memakai lembar kerja bantu berupa tabulasi monitoring dan penilaian menyerupai pada gambar di bawah ini. Bentuk kertas kerja bantu untuk monitoring dan penilaian ini sanggup dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan monitoring dan penilaian di lapangan.
Berikut contoh format lembar kerja bantu sistem monitoring dan penilaian yang sanggup digunakan :
No. | Bank | Unit/KCP | SHS | Setoran Recoveries Debitur | Action (Minggu) | Contact Person/HP | Respon | TLR | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Dalam melaksanakan penagihan recoveries kepada Bank yang perlu diperhatikan yaitu komunikasi yang intens dan menciptakan kekerabatan bisnis yang baik dan akrab dengan kawan Bank yang akan ditagih recoveriesnya. Sikap yang professional dan akrab sanggup menjadi kunci keberhasilan dalam penagihan recoveries.
Penutup
Potensi recoveries Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit yang relative besar dan tersebar di seluruh kantor cabang dan kawan perusahaan dituntut suatu sistem penagihan recoveries yang handal dan didukung dengan kualitas data Subrogasi dan recoveries yang valid dan up to date. Kunci keberhasilan penagihan recoveries sanggup ditentukan oleh beberapa faktor yaitu:
1. Kesediaan Sumber Daya Manusia yang menangani penagihan recoveries. Kompetensi dan jumlah SDM merupakan kunci utama suksesnya penagihan recoveries.
2. Kesediaan data subrogasi dan recoveries yang lengkap, valid dan up to date.
3. Kerjasama dengan Pihak Ketiga (Jamdatun/Asdatun/Kajati/KPKNL, Lawyer dan Debt Collector)
4. Sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk kelancaran penagihan recoveries.
Untuk penagihan recoveries yang dilakukan secara sanggup bangkit diatas kaki sendiri melalui proses rekonsiliasi data SHS dengan kawan usaha, dibutuhkan suatu pedoman/SOP yang standar yang sanggup menunjukkan petunjuk Penyaluran rekonsiliasi data SHS yang efektif dan efisien. Kunci keberhasilan rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan ketersediaan data subrogasi dan recoveries, SDM yang menangani dan system monitoring dan penilaian penagihan recoveries dari hasil rekonsiliasi data SHS.
Sumber http://mulyono-oke.blogspot.com